Come sapete, non sono un fanatico di qualche singolo sistema di organizzazione del tempo, ritengo che ce ne siano diversi (non infiniti) molto buoni. Spesso allora mi chiedete quali siano le caratteristiche cruciali che possano, a mio parere, distinguere un sistema degno di nota da uno scricchiolante. Nel rispondervi, oggi voglio mettere in luce un aspetto curioso: un buon si sistema si riconosce da come vi permetta di gestire le cose che non avete fatto.

La vostra lista di cose da fare DEVE essere molto piena. In questa pienezza dovete imparare a riconoscere l’intenzionalità di gestire il vostro tempo, la volontà di stare al timone della vostra barca e di non lasciarvi trasportare dalla corrente. Dovete imparare a segnarvi almeno una trentina di compiti al giorno e ritagliarvi modi e momenti per portarli a termine.

MA/ O, Forse, proprio per questo

A fine giornata ci saranno sempre un sacco di cose che non avrete fatto. Se sarete stanchi e soddisfatti per come avete trascorso la giornata, pur avendo ancora diverse cose da fare in lista, quello sarà un giorno speso bene.
*) Nel libro vi proponiamo due indicatori rispetto alle cose fatte: il primo è il vostro atteggiamento rispetto a quanto avete fatto. Siete soddisfatti? Analizzeremo questo aspetto in un altro post, ora concentriamoci sul secondo indicatore: le cose rimaste indietro.
*) Se non ci fossero cose rimaste indietro, avete ancora margine per migliorare, e l’invito è quello di ritagliarvi dello spazio per un nuovo progetto. In genere, tuttavia, ci sono sempre alcune cose rimaste indietro. Un buon sistema di gestione si riconosce da come vi permette di evidenziare ed approcciare queste cose.
Quanta energia, quanti click, quanti passaggi, quanto lavoro, quanto tempo, vi richiede il vostro sistema per evidenziare queste cose rimaste indietro?
Vi racconto una storia:

Davide, un mio caro amico che mi ha chiesto consigli, doveva completare il rapporto Pincopallo lo scorso giovedì. Essendo un fan del cartaceo, Davide gestiva le cose con una agenda classica, che aveva un giorno per ogni facciata Poi quel giovedì sono successe un sacco di cose, e Davide, pur avendo gestito benissimo la giornata, non è riuscito a dedicarsi al rapporto Pincopallo. Poco male, si è detto, me ne occupo Venerdi. Essendo il giovedì sulla facciata a sinistra e il venerdi sulla facciata a destra, Davide non ha sentito l’esigenza di riscrivere l’appunto, perchè la questione Pincopallo era chiaramente ancora visibile sull’agenda aperta… ma poi nemmeno venerdì Davide è riuscito ad occuparsi di Pincopallo, per ottime ragioni. Tuttavia, a questo punto il disastro: Davide ha girato pagina e Pincopallo è finito nel dimenticatoio! Non avendo un solido metodo di revisione e riordino dei compiti come quello che consigliamo nel libro, Davide si è completamente dimenticato di Pincopallo, sino quando, qualche giorno dopo, il povero signor Pincopallo non ha chiamato chiedendo spiegazioni.

Sia chiaro, in questo caso non è colpa del sistema cartaceo di per sè, ma del fatto che Davide non abbia previsto nel suo sistema una chiara gestione dei compiti non portati a termine.
Ecco qualche breve suggerimento:
Ambiente cartaceo
*) Ricordatevi ogni sera di traferire i compiti rimasti incompiuti, riprogrammandoli.
*) Valutate la possibilità di creare una pagina che abbiate sempre sotto gli occhi, dedicata alle attività incompiute
Ambiente digitale
*) Create un filtro che vi permetta di conoscere in tempo reale quali siano le attività rimaste indietro.
Entrambi
*) Non trascurate una revisione periodica approfondita delle cose che state facendo, almeno una volta a settimana. Dedicheremo un prossimo post a questo aspetto.
*) Non sottraetevi alla difficoltà di riprogrammare compiti difficili che vi creano malumore. L’unico antidoto contro quel malumore è la decisione.
*) Come insegna Allen (2021) un compito a cui non riusciate ad attribuire una data ha solo 2 strade
—>>> o è una cosa che non potete non fare, e allora dovete interrogarvi sulla vostra indecisione, capendo se essa abbia natura psicologica (malumori legati al compito) o pratica (compito formulato male)
—>>> o è una cosa che farete un giorno o l’altro ma non avete urgenza di farla, allora dovrete dedicare una lista (o un foglio) apposta a queste pure idee.

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Riferimenti Mediatici

Bibliografia

Claudia Elisabetta Muccinelli – L’arte dell’Agenda
Allen, D. (2001) – Detto Fatto
Grant, A. (2023) – Il potenziale nascosto
Drucker, P (1967) The Effective Executive
Mel Robbins – La regola dei 5 secondi
Steve Magness – Do the Hard Thing
Brian Tracy – Ingoia il rospo

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Videografia
Il Podcast di Andrew Huberman

Per approfondire:

Chi sono


La procrastinazione come il canto delle sirene
Impariamo da Sherlock Holmes e dal violino
La dieta? Sia un fatto solo tuo

Edna – Storia di una ballerina
Resistere alle critiche distruttive
L’importanza di aggiornare gli appunti

Di più su di me:

Se vuoi leggere altre cose che scrivo, ho collaborato al libro L’Arte dell’Agenda di Claudia Elisabetta Muccinelli

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